Rapporterar uppgifter till CSN – för dig på gymnasieskola, komvux, folkhögskola, yrkeshögskola, högskola och universitet

Du ska skicka in frånvarounderlaget inom två månader från det datum som du har rapporterat som första dag med ogiltig frånvaro. Från februari månad bör du dock skicka underlaget samtidigt som rapporten om skolk. Frånvarounderlaget ska täcka tiden från första dag med ogiltig frånvaro och fram till den dag ni skickar in underlaget. Tillsammans med frånvarounderlaget ska ett försättsblad skickas in.

Skolor som inte kan ta fram egna underlag via sitt skolsystem eller skolor som endast kan ta fram underlag som visar den studerandes skolkperiod och frånvarotimmar kan använda ett underlag från CSN. Tänk på att alltid använda den senaste versionen.

Frånvarounderlaget behöver inte skickas in löpande om eleven fortsätter skolka, det första underlaget räcker. Om CSN behöver ytterligare underlag så kontaktar vi er.

Ja, den studerandes totala undervisningstid bör framgå på underlaget.

I vissa fall måste CSN kontakta skolorna och begära in ytterligare frånvarounderlag. Det gäller när det tidigare inskickade frånvarounderlaget omfattar för kort period i förhållande till den period som den studerande fått utbetalningar som han eller hon inte haft rätt till. Tänk på att dra ut ett underlag som täcker tiden fram till den dag du skickar in underlaget till CSN.

Undvik om möjligt att rapportera skolk för flera månader bakåt i tiden. Den studerande eller dennes vårdnadshavare kan bli återbetalningsskyldig till CSN om skolket rapporteras retroaktivt. Var istället snabb med att skicka in en rapport redan efter de första 30 dagarna om skolan bedömer att den studerande inte längre läser på heltid. Nedan ser du två exempel som visar skillnaden:

Anna läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Hon har ogiltig frånvaro från den 19 januari, men rapporten kommer in till CSN först den 2 april.

Eftersom rapporten kommer den 2 april har CSN hunnit betalat ut januari, februari och mars månads studiebidrag. CSN kommer nu behöva ett frånvarounderlag som täcker flera månader (2,5 månader - 75 dagar).

Sedan kan tre olika situationer uppstå för Anna. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier igen under läsåret så kommer hennes felaktiga utbetalningar att justeras mot kommande utbetalningar. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier sent under vårterminen kan en del av beloppet justeras mot kommande utbetalning och en del återkrävas.

Stefan läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Han har ogiltig frånvaro från den 4 mars, rapporten kommer in till CSN den 4 april.

Med en snabb rapport blir risken mindre att den studerande får för mycket studiebidrag utbetalt.

Dessa skolor ska rapportera elevuppgifter genom att skicka filer till CSN:

• Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning.
• Skolor som använder systemen ProCapita, Progma, Extens, Adela, Elit, SchoolSoft och Gerda.

Vill ni testa att filen fungerar?

Om din skola fortfarande delvis rapporterar på papper så finns det några saker som är viktigt att veta kring rapporteringen av uppgifter om den studerande:

Du och din skola väljer själv hur ni vill rapportera i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

De blanketter du behöver är:

• Anmälan av utbildning/kurs vid folkhögskola för prövning av rätt till studiemedel enligt grupp A1 (pdf, nytt fönster) (pdf, 56 kB)
• Anmälan av utbildning/kurs vid folkhögskola för prövning av rätt till studiemedel enligt grupp B1 (pdf, nytt fönster) (pdf, 48 kB)

Övriga särskilda kurser behöver inte prövas, utan placeras i A2. Dessa anmäler du när du lägger till en ny utbildning i tjänsten Studietider och utbildningar i Mina tjänster.

Översiktsbild av avdelningarna (pdf, nytt fönster)

Utbildningsgrupper

När du anmäler nya utbildningar till CSN kan du ge förslag på utbildningsgrupp. Om du inte lämnar något förslag, meddelar vi en utbildningsgrupp som du ska använda.

Det är viktigt att du registrerar den utbildningsgrupp vi kommit överens om. Om du använder en utbildningsgrupp som inte är registrerad i CSN:s utbildningsregister misstämmer antagningsuppgiften, och överföringen till CSN fungerar inte.

Tabell över utbildningsgrupper

Nej. Det finns inte otillåten frånvaro i regelverket för studiemedel.

Om skolan rapporterar att eleven inte uppnått sitt studieresultat under den period eleven skolkat kan den studerandes rätt till studiemedel för nya studieperioder påverkas. Under pågående studietid påverkas inte studiemedlet av otillåten frånvaro.

Skolk rapporteras endast för yngre elever med studiehjälp när en elev har ströfrånvaro. Frånvaro rapporteras om eleven är borta från studier på heltid. Det gäller både yngre och äldre elever.

Ja, om en elevs studieplan planeras till en lägre studietakt i samråd mellan skolan och eleven. En elev som har otillåten frånvaro kan inte anses som deltidsstuderande.

Det kan bero på att start- och slutdatum inte är exakt lika för samtliga utbildningar som eleven sökt till. Det är viktigt att utbildningarna har samma studietid för att heltidsstudier ska kunna beviljas.

För studerande med studerande med studiehjälp (under 20 år)

Om den studerande är helt frånvarande under mer än 14 kalenderdagar i följd ska du rapportera Frånvaro börjar/ej studieaktiv (kod 31). Kod 31 ska alltid följas av ett händelsedatum som är lika med sista närvarodag. Om en måndag är första frånvarodag ska du rapportera söndagen innan som sista närvarodag.

För studerande med studiemedel

Om den studerande varit frånvarande i minst 7 dagar ska kod 31 rapporteras från första frånvarodagen. Kod 32 rapporteras då den studerande är åter i studier. Har den studerande en planerad frånvaroperiod kan start- och slutdatum rapporteras samtidigt.

Nej. Invänta din utredning och rapportera därefter antingen en frånvaroperiod med start och slutdatum (om eleven kommer åter i studier) alternativt ett avbrottsdatum.

Nej. Eleven ska rapporteras in på den nivån eleven studerar. Det är CSN som utreder om eleven har rätt till fler veckor på en studienivå.

Intyget ska innehålla:

• elevens namn
• personnummer
• utbildning
• studietid
• datum från när skolan bedömer att eleven fullföljt studierna i normal takt.

Kom i håg att intyget ska vara daterat, undertecknat och stämplat.

Intyget skickas till eleven alternativt direkt till CSN:s postservice, 751 76 Uppsala.

Studietiderna måste stämma överens mellan skolorna för att studieomfattningen ska kunna beräknas till heltid.
För att eleverna ska få sitt studiemedel utbetalt måste en studieförsäkran skrivas på av både eleven och skolorna. Blanketten skickas sedan till CSN.

Det är bara i vissa undantagsfall som skolan behöver skriva intyg. När studieresultaten rapporteras elektroniskt till CSN så behöver vi inga andra uppgifter om resultaten.

För studerande på högskola eller universitet kan vi bara räkna med poäng från kurser och moment som är poängsatta enligt den kursplan som gäller för utbildningen eller kursen.

Eftersom skolan vanligtvis rapporterar in dessa poäng elektroniskt, behöver ni inte skicka in något separat intyg.

För stora individuella arbeten som sträcker sig över större delen av en termin kan CSN ta hänsyn till hur långt den studerande har kommit i arbetet. Det kan exempelvis vara en stor uppsats. Då måste handledaren skriva ett intyg om hur långt den studerande har kommit i arbetet.

För detta intyg gäller följande:

• Intyget ska innehålla den studerandes namn och personnummer, kursnamn, kurskod, kursens totalpoäng, hur många poäng som bedöms avklarade och vilket datum dessa poäng bedömdes som godkända.
• Det ska framgå att det är den studerandes handledare som har gjort bedömningen.
• Intyget ska ha skolans stämpel eller vara skrivet på skolans brevpapper.
• Intyget ska utfärdas av handledaren eller den som handledaren har gett i uppdrag att skriva intyget.

Du och din skola väljer själv om ni vill rapportera studerandeuppgifter i Mina tjänster. Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Vill ni byta sätt att rapportera ska du kontakta din skolas kontaktperson på CSN. Telefonnumret hittar du i Mina tjänster, under fliken Kontakta oss.

Rapportera via fil

Du kan skicka exempelvis beslut från diciplinnämnden till CSN med post eller via e-brev. Skicka gärna dessa individuellt, det vill säga ett brev per student.

Skicka med post:
CSN Postservice
751 76 Uppsala

Skicka via e-brev:
registrator@csn.se

Om personen omfattas av sekretess

Om du inte vill skicka beslutet med vanlig post eller e-brev för att den studerande omfattas av sekretess, kan du skicka ett rekommenderat brev till CSN postservice.