session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Gymnasieskola – så rapporterar du uppgifter till CSN

Den här sidan vänder sig till dig som arbetar på gymnasiet och rapporterar uppgifter till CSN. Här hittar du information om Mina tjänster och vilken behörighet du behöver för att kunna rapportera. Du hittar även handböcker med rutiner för din rapportering.

Att rapportera till CSN

För att CSN ska kunna handlägga studiestödsärenden behöver vi uppgifter från skolan. Vilka uppgifter det gäller regleras i studiestödslagen och i lagen om studiestartsstöd. Där framgår det att skolan har skyldighet att lämna uppgifter om utbildning, studietid, studiernas omfattning, studieaktivitet och studieresultat. 

Viktigt med rätt uppgifter i rätt tid

De uppgifter som du skickar till CSN ligger till grund för den studerandes rätt till studiestöd. Vår inställning är att den som har rätt till studiestöd ska få det så snart som möjligt!

Vi har samtidigt, precis som andra myndigheter, ett uppdrag att minska bidragsbrott och felaktiga utbetalningar av våra välfärdspengar. Den som inte har rätt till studiestöd ska slippa att bli skuldsatt och få återkrav på de pengar hen inte hade rätt till.

Det är därför viktigt att vi får rätt uppgifter i rätt tid för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, till exempel efter ett avbrott.

Tillsammans kan vi göra studier möjligt!

Så lämnar du uppgifter till CSN

Du lämnar uppgift om era utbildningar och om era studerande i Mina tjänster. Mina tjänste består av två delar:

Studietider och utbildningar

Här rapporterar du in skolans utbildningar, studietider och kontaktuppgifter. Det är viktigt att uppgifterna är korrekta och rapporteras in i god tid.

Studeranderapportering

Här rapporterar du in uppgifter om era studerande. Uppgifterna som du rapporterar har betydelse för den studerandes rätt till studiestöd.

Behörighet till Mina tjänster

Alla som ska rapportera i Mina tjänster behöver ha en behörighet. Behörigheten är personlig och du får inte låna ut den till någon annan. Det är därför viktigt att skolan meddelar CSN om ni har personal som börjar eller slutar.

Det är olika behörigheter för att rapportera studietider och utbildningar och studerande. Du kan ha behörighet till en av tjänsterna eller till båda. Här kan du läsa om hur du får behörighet till tjänsterna Studietider och utbildningar och Studeranderapportering.

Skolans rektor utser en behörighetsadministratör via blanketten ”Försäkran om hantering av behörighet”.

Behörighetsadministratören lägger sedan upp användare i Identity Manager för de som ska kunna rapportera in skolans studietider och utbildningar.

Administrera behörigheter i Identity Manager

Handbok för Identity Manager

Skolans rektor utser studeranderapportörer via blanketten ”Försäkran om hantering av behörighet”. Studeranderapportören rapporterar sen in uppgifter om studerande i Mina tjänster. Kontakta skolans kontaktperson på CSN för att få blanketten.

Användarnamn och lösenord till Mina tjänster

När du har fått behörighet till Mina tjänster kommer du att få ett användarnamn och ett engångslösenord.

Användarnamnet får du i ett brev och engångslösenordet kommer några dagar senare i ett mejl. Första gången du loggar in i Mina tjänster måste du byta engångslösenordet till ett nytt lösenord som du skapar själv.

Öppna mejlet som du har fått från CSN. Här finns ditt engångslösenord och en länk till CSN:s lösenordskiosk. I lösenordskiosken klickar du på Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt engångslösenord, klicka sedan på Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt eget lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Du kan när som helst ändra ditt lösenord till Mina tjänster i CSN:s lösenordskiosk. Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Vill du ändra ditt lösenord?

Skriv in ditt användarnamn och ditt nuvarande lösenord, klicka på knappen Fortsätt. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte? Du kan när som helst beställa ett nytt i CSN:s lösenordskiosk.

Vid inloggningen till Mina tjänster finns det en länk, Har du glömt eller vill ändra ditt lösenord? När du klickar på länken får du upp rutan för lösenordsbyte. Klicka på knappen Har du glömt ditt lösenord eller fungerar det inte?

Du får nu beställa ett engångslösenord som skickas till din mejl.

Skriv in ditt användarnamn och klicka sedan på knappen Fortsätt. Öppna din mejl och skriv in den kod som står i mejlet i rutan Ange engångslösenord. Du får nu skapa ett nytt lösenord.

Skriv in ditt nya lösenord och klicka på knappen Byt lösenord.

Du kan nu logga in i Mina tjänster med ditt nya lösenord.

Om du har glömt ditt användarnamn ska du kontakta behörighetsadministratören på din skola.

Om du skriver in fel användarnamn eller lösenord mer än tre gånger blir det konto låst i 30 minuter. Efter 30 minuter kan du logga in med rätt användarnamn och lösenord. Om problemet kvarstår behöver du kontakta CSN.

Handböcker gymnasieskola

I handboken för studeranderapportering hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studerande.

Handbok för studeranderapportering

I handboken för studietider och utbildningar hittar du information om hur och när du ska rapportera uppgifter om studietider och utbildningar. Här finns också information om hur du lägger till och ändrar skol- och kontaktuppgifter.

Handbok för studietider och utbildningar

Webbinarium

CSN anordnar med jämna mellanrum webbinarium om rapportering. Klicka på det ämne du är intresserad av för att se inspelningen av webbinariet.

Här har du möjlighet att se webbinaret som sändes i september 2024.

Du kan se webbinariet i sin helhet eller gå in och titta på det kapitel som du är mest intresserad av. Webbinariet är indelat i följande kapitel:

  • Behörigheter och inloggning i Mina tjänster - CSN:s webbtjänst för rapportering
  • Rapportering av studietider och utbildningar inför det kommande läsåret
  • Rapportering av elever
  • Stödmaterial till skolor och kontaktuppgifter till CSN.

Här har du möjlighet att se webbinaret som sändes i oktober 2024.

Du kan se webbinariet i sin helhet eller gå in och titta på det kapitel som du är mest intresserad av. Webbinariet är indelat i följande kapitel:

  • Konsekvenser av ogiltig frånvaro
  • Rapportering till CSN
  • Skuld och återkrav
  • Material på csn.se

Information om ogiltig frånvaro (skolk)

För att den studerande ska ha rätt till studiehjälp och lärlingsersättning måste hen studera på heltid. Om en studerande har ogiltig frånvaro anses hen inte studera på heltid och då kan bidragen från CSN dras in.

Tänk på!

När studiebidraget stoppas kan även bidrag från andra myndigheter påverkas, till exempel familjens bostadsbidrag och flerbarnstillägg från Försäkringskassan.

Det är skolan som bedömer vad som är ogiltig frånvaro. Det kan till exempel vara sena ankomster, att den studerande inte kommer på lektioner eller att hen lämnar lektionen för tidigt. Det kan också vara anmäld frånvaro som skolan inte har godkänt.

Du kan rapportera till CSN när den ogiltiga frånvaron är mer än några enstaka timmar under en månad (30 dagar) och sker vid upprepade tillfällen. Enligt nuvarande praxis är den lägsta gränsen fyra timmar. Gränsen är satt utifrån beslut från Överklagandenämnden för studiestöd (ÖKS).

För en studerande med omfattande ogiltig frånvaro kan i undantagsfall tiden mellan första dag med ogiltig frånvaro och rapporteringsdag vara kortare än 30 dagar (15 - 29 dagar). Då måste det vara klarlagt att frånvaron uppgår till minst fyra timmar, fördelat på flera tillfällen.

Du kan tidigast rapportera in den ogiltiga frånvaron när det har gått 15 dagar från den dag som du bedömer som första dag med ogiltig frånvaro.

Från vilket datum ska jag rapportera ogiltig frånvaro?

Det är ni som bestämmer vilket datum ni ska rapportera som första dag med ogiltig frånvaro. Men tänk på att det måste finnas frånvaro som skolan inte har godkänt den dag ni sätter som första frånvarodag. Vänta inte heller för längre med att rapportera in ogiltig frånvaro. Om ni väntar med att rapportera kan återkraven bli stora och få ekonomiska konsekvenser för den studerande eller vårdnadshavaren.

När i månaden ska jag rapportera till CSN?

Det är ni på skolan som bestämmer vilket datum ni ska skicka rapporten till CSN. Vi kan ge er tips men ni bestämmer själva vilken rutin som passar er bäst.

För att vi ska hinna stoppa utbetalningen för en månad behöver vi er rapport om ogiltig frånvaro senast den 22:a i månaden. Det kan därför vara bra att se över den ogiltiga frånvaron i mitten av månaden och sedan rapportera till CSN.

Exempel: Lisa har upprepad ströfrånvaro under september. I mitten av oktober ser ni över hennes frånvaro. Ni bestämmer att hennes ogiltiga frånvaro ska rapporteras till CSN och att första dag med ogiltig frånvaro var den 8 september. I mitten av oktober, senast den 22 oktober, skickar ni in rapporten. Vi hinner då stoppa utbetalningen i oktober och det är bara utbetalningen i september som vi betalat ut för mycket.

Rapportera in den ogiltiga frånvaron i Mina tjänster

Börja med att rapportera in den ogiltiga frånvaron i Mina tjänster. Det gör du genom att välja händelsen skolk och skriva in ett startdatum. Tänk på att det ska finnas ogiltig frånvaro den dag du väljer som startdatum. När vi får in rapporten stoppar vi utbetalningarna av studiehjälp tills vidare.

Du kan rapportera både start- och slutdatum samtidigt. Men tänk på att bara göra det om den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier när du rapporterar frånvaron till CSN.

Skicka in ett frånvarounderlag och försättsblad

Efter att du har rapporterat in frånvaron i Mina tjänster ska du skicka in ett frånvarounderlag som visar den studerandes ogiltiga frånvaro. Underlaget behöver vi för att kunna återkräva det belopp som har betalats ut för mycket.

Underlaget ska du skicka in inom två månader från det att du rapporterat in ogiltig frånvaro i Mina tjänster. Från februari bör underlaget dock skickas samtidigt som rapporten.

Det är viktigt att du skickar ett så långt underlag som möjligt, från första dag med ogiltig frånvaro, fram till den dag du skickar in underlaget. Frånvarounderlaget skickas tillsammans med försättsblad till CSN Postservice, 167 82 Bromma.

I handboken för studeranderapportering kan du läsa mer om rapporteringen av ogiltig frånvaro.

Handbok för studeranderapportering

När den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier igen ska du rapportera in ett slutdatum på perioden med ogiltig frånvaro. Det gör du genom att ändra händelsen skolk och sätta ett slutdatum. Det behöver inte finnas ogiltig frånvaro den dag du rapporterar som sista dag i perioden.

När får den studerande pengar igen?

När vi får in rapporten om heltidsstudier tittar vi först om vi betalat ut för mycket studiebidrag. Om vi har betalat ut för mycket räknar vi av det beloppet mot kommande utbetalningar innan vi börjar betala ut pengar igen. Det kan därför dröja innan den studerande får sin nästa utbetalning och i bland gör vi ingen mer utbetalning under det aktuella läsåret.

Den studerande kan alltid se sina utbetalningar i sitt senaste beslut och på Mina sidor.

Frånvarounderlaget ska alltid skickas in tillsammans med ett försättsblad där du fyller i uppgifter om den studerande, antal ogiltiga timmar, första dag med ogiltig frånvaro och kontaktuppgifter till skolan.

När du har rapporterat in ogiltig frånvaro behöver du även skicka in ett frånvarounderlag som visar den studerandes frånvaro. Det kan vara ett underlag som du tar ut från ditt eget skolsystem eller underlag för skolk som du kan skriva ut här.

Ja, om skolan gör en ny bedömning för den studerande kan du ta bort rapporten om ogiltig frånvaro. Du behöver inte kontakta CSN.

Kontakta oss

Om något går fel eller om du får problem kan du ringa oss. För att du ska få rätt hjälp med en gång har vi olika kontaktvägar för olika typer av frågor. Här kan du se vilka frågor vi svarar på i partnertelefonen och i vilka fall du ska vända dig direkt till skolans kontaktperson på CSN.

CSN:s partnertelefon (skoltelefon) svarar på frågor om:

  • studiestöd
  • studeranderapportering och uppgiftsskyldighet
  • stödmaterial på partnerssidorna

Om du däremot har frågor eller problem med ditt eget rapporteringssystem ska du ringa er egen support.

CSN:s partnertelefon, 0771 - 276 400. Kom ihåg att du behöver din skolkod när du ringer.

Skolans kontaktperson svarar på frågor om:

  • behörighet för att rapportera
  • rapportering av studietider och utbildningar
  • att börja rapportera med fil

Du hittar kontaktuppgifter till skolans kontaktperson under Studietider och utbildningar i Mina tjänster. När du klickar på Kontakta CSN får du upp en lista på samtliga kontaktpersoner på CSN. De kontaktpersoner som är ansvariga för din skola är fetmarkerade.

Börja med att rapportera in den ogiltiga frånvaron i en så kallad webbrapport, via ditt skolsystem eller i Mina tjänster. Tänk på att det ska finnas ogiltig frånvaro den dag du anger som första dag med ogiltig frånvaro. Slutdatum på rapporten ska du rapportera till CSN först när den studerande är tillbaka i stabila heltidsstudier igen. Rapporten du skickar innebär att CSN stoppar utbetalningen av studiehjälp tills vidare.

Du ska skicka in frånvarounderlaget inom två månader från det datum som du har rapporterat som första dag med ogiltig frånvaro. Från februari månad bör du dock skicka underlaget samtidigt som rapporten om skolk. Frånvarounderlaget ska täcka tiden från första dag med ogiltig frånvaro och fram till den dag ni skickar in underlaget. Tillsammans med frånvarounderlaget ska ett försättsblad skickas in.

Skolor som inte kan ta fram egna underlag via sitt skolsystem eller skolor som endast kan ta fram underlag som visar den studerandes skolkperiod och frånvarotimmar kan använda ett underlag från CSN. Tänk på att alltid använda den senaste versionen.

Frånvarounderlaget behöver inte skickas in löpande om eleven fortsätter skolka, det första underlaget räcker. Om CSN behöver ytterligare underlag så kontaktar vi er.

Ja, den studerandes totala undervisningstid bör framgå på underlaget.

I vissa fall måste CSN kontakta skolorna och begära in ytterligare frånvarounderlag. Det gäller när det tidigare inskickade frånvarounderlaget omfattar för kort period i förhållande till den period som den studerande fått utbetalningar som han eller hon inte haft rätt till. Tänk på att dra ut ett underlag som täcker tiden fram till den dag du skickar in underlaget till CSN.

Undvik om möjligt att rapportera skolk för flera månader bakåt i tiden. Den studerande eller dennes vårdnadshavare kan bli återbetalningsskyldig till CSN om skolket rapporteras retroaktivt. Var istället snabb med att skicka in en rapport redan efter de första 30 dagarna om skolan bedömer att den studerande inte längre läser på heltid. Nedan ser du två exempel som visar skillnaden:

Anna läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Hon har ogiltig frånvaro från den 19 januari, men rapporten kommer in till CSN först den 2 april.

Eftersom rapporten kommer den 2 april har CSN hunnit betalat ut januari, februari och mars månads studiebidrag. CSN kommer nu behöva ett frånvarounderlag som täcker flera månader (2,5 månader - 75 dagar).

Sedan kan tre olika situationer uppstå för Anna. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier igen under läsåret så kommer hennes felaktiga utbetalningar att justeras mot kommande utbetalningar. Om hon kommer tillbaka i heltidsstudier sent under vårterminen kan en del av beloppet justeras mot kommande utbetalning och en del återkrävas.

Stefan läser 18 augusti – 19 december och 7 januari - 12 juni

Han har ogiltig frånvaro från den 4 mars, rapporten kommer in till CSN den 4 april.

Med en snabb rapport blir risken mindre att den studerande får för mycket studiebidrag utbetalt.

Dessa skolor ska rapportera elevuppgifter genom att skicka filer till CSN:

  • Skolor som använder system som tillhandahålls av Stockholms utbildningsförvaltning.
  • Skolor som använder systemen ProCapita, Progma, Extens, Adela, Elit, SchoolSoft och Gerda.
Vill ni testa att filen fungerar?
Uppdaterad: 2024-12-20
Hjälpte den här sidan dig?