session uppdatera gms varning förnya
Vill du stanna kvar på sidan?
Du har varit inaktiv i en längre stund och kommer att bli utloggad om du inte väljer att stanna kvar på sidan.
Automatisk utloggning sker om cirka
Stanna kvar på sidan
Problem med nätverket
Inget internet. Kontrollera din nätverksanslutning.
Tillfälligt tekniskt fel

Handbok för studeranderapportering i Mina tjänster – Komvux

Den här sidan vänder sig till dig som rapporterar uppgifter om studerande manuellt i Mina tjänster. Här beskriver vi vilka uppgifter du ska rapportera, hur du skickar dem och när du ska skicka uppgifterna till oss.

Vad är Studeranderapportering i Mina tjänster?

Studeranderapportering i Mina tjänster är CSN:s webbtjänst för att rapportera uppgifter om studerande. I tjänsten kan du bland annat rapportera in den studerandes studietid och förändringar under studietiden.

Behörighet och inloggningsuppgifter

Du behöver behörighet för att rapportera uppgifter om studerande till CSN. Behörigheten är personlig och får inte lånas ut till någon annan. När du har fått behörighet till Mina tjänster får du användarnamn och lösenord som du använder för att logga in.

Du kan läsa mer om behörighet och inloggningsuppgifter på sidan Rapporterar uppgifter till CSN.

Mer om behörigheter och inloggningsuppgifter

Rapportera för yngre och äldre studerande

När du rapporterar in studerande i Mina tjänster är vissa delar av rapporteringen olika beroende på om den studerande har studiehjälp eller om hen har studiemedel, studiestartsstöd eller omställningsstudiestöd. För gymnasiestudier kan den studerande få studiehjälp till och med första halvåret det år hen fyller 20 år. Från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20 år kan hen söka studiemedel.

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera

  • vilka studerande som ska ha studiehjälp när de har börjat studera. Observera att blanketten Studieplan inte längre ska användas
  • ändringar, exempelvis frånvaro och avbrott.
    I tjänsten kommer du att se de uppgifter din skola rapporterat in tidigare.

För studerande med studiehjälp på introduktionsprogram

En studerande som har studiehjälp och som går ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, men som har sin utbildning förlagd till komvux ska rapporteras av gymnasieskolan. Om både komvux och gymnasieskolan rapporterar antagning till CSN, skapas ett utredningsärende på CSN. Då kan det dröja innan den studerande får sina pengar.

Den studerande lämnar in blanketten Studieförsäkran/skolans intygande för att begära utbetalning av studiestöd. På blanketten skriver både den studerande själv och skolan under på att uppgifterna i beslutet om studiestöd stämmer och på att den studerande har börjat studera den aktuella studieperioden.

I tjänsten Studeranderapportering ska du rapportera avvikelser, exempelvis frånvaro och avbrott. I tjänsten kommer du att se

  • vilka studerande du ska rapportera avvikelser för
  • de uppgifter som din skola rapporterat in tidigare.

Vilka uppgifter ska du rapportera?

Här kan du läsa om vilka uppgifter du ska rapportera.

Du ska rapportera påbörjade studier för studerande som ska ha studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20). Du ska skicka uppgiften om att en studerande börjat studera tidigast den dag som studierna börjar.

Du ska inte registrera studerande som är äldre och har studiemedel, studiestartsstöd eller omställningsstudiestöd. Dessa studerande skickar istället in studieförsäkran/skolans intygande.

Du ska rapportera in olika ändringar (händelser) som inträffar under studietiden, till exempel ändrad poäng eller avbrott. Varje gång du rapporterar något för en studerande ska du rapportera allt som hänt eller planeras hända under studieperioden. Du ska alltså ge hela bilden för den studerande vid varje rapporteringstillfälle.

Det är viktigt att vi får uppgifterna så snart som möjligt för att

  • studiestöd ska kunna betalas ut i tid
  • förhindra att studiestöd betalas ut felaktigt, exempelvis efter ett avbrott.

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de genom att skicka in ett betygsdokument till CSN.

Läs mer om studieresultat/betyg

Hur du registrerar ny studerande

Här kan du läsa om hur du registrerar studerande med studiehjälp. För äldre studerande med övriga studiestöd ska du endast rapportera ändringar.

Du ska rapportera start- och slutdatum för studerande med studiehjälp, det vill säga till och med första halvåret det år den studerande fyller 20. Tänk på att tidigast rapportera när den studerande börjar studierna under perioden.

För yngre studerande ska skolan alltid bedöma om hen läser på hel- eller deltid under terminen. Bedömningen ska gälla alla studier under terminen. För heltidsstudier krävs 20 poäng per vecka.

Om den stu­derande inte kan läsa på heltid på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning kan ett lägre poängtal godtas. Om den studerande läser på deltid men bedöms som heltidsstuderande på grund av sjukdom eller funktionsnedsättningen väljer du heltid i fältet omfattning.

Du ska rapportera datum för jullov om höstterminen går in i januari och den studerande har juluppehåll någon gång mellan den 24 december och den 1 januari. Startdatum är jullovets första dag och slutdatum jullovets sista dag.

Hur du meddelar ändringar

Här kan du läsa om hur du ska rapportera ändringar i Mina tjänster. Du ska rapportera ändringar som inträffar för samtliga studerande, både för de med studiehjälp och för de äldre med övriga studiestöd.

Händelsen Ej påbörjat studierna ska du använda när du tidigare rapporterat att en studerande är antagen till studier, men aldrig påbörjat utbildningen denna studieperiod.

  • Händelsen skickas alltid ensam.
  • Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Ej påbörjat studierna för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.
  • Om den studerande börjar studera igen efter att skolan meddelat att hen inte studerar, ska du skicka in en ny uppgift om studietid/er för läsåret utan händelsen Ej påbörjat studierna.

Händelsen Avbrott används när den studerande avbrutit sina studier på utbildningen.

  • Om den studerande varit antagen till två utbildningar på skolan och inte påbörjat någon av dem, måste du rapportera Avbrott för en utbildning i taget. Du rapporterar då för den ena utbildningen en dag och väntar till nästa dag innan du rapporterar för den andra utbildningen.
  • Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar.
  • Händelsen Avbrott får inte följas av en annan händelse. Ett undantag är vid jullov.
  • Om något blir fel i rapporten kan du inte välja händelsen Avbrott igen. Du ska istället ändra den händelse som du redan skickat in.

Händelsen Byte av skola ska du använda när den studerande har avbrutit sina studier vid skolan och tänker börja på en annan skola inom en nära framtid.

  • Du ska bara registrera startdatum.
  • Som startdatum ska du skriva den första dagen när den studerande inte längre studerar på utbildningen.

Händelsen Ändrad poäng ska du använda när den studerande läser olika poängantal under olika delar av terminen. Det kan exempelvis bero på att den studerande avbrutit en kurs och därför läser totalt färre poäng under perioden.

Händelsen ska innehålla startdatum, poäng och eventuellt slutdatum.

  • Om den studerande ändrar poängtal ska du rapportera händelsen Ändrad poäng med den nya poängen och med startdatumet. Om det också finns ett slutdatum gäller den ändrade poängen för perioden mellan start- och slutdatumet. För den period som kommer efter gäller i stället den poäng som du rapporterat med händelsen Studietid för terminen.
  • Om du rapporterar flera händelser med ändrad poäng för samma termin och utbildning, måste alla utom den sista innehålla slutdatum.
  • Händelser med ändrad poäng får inte överlappa varandra.

För studerande med studiehjälp (till och med första halvåret det år den studerande fyller 20)

Händelsen Ej studieaktiv/frånvaro ska du använda om den studerande gör helt uppehåll i sina studier under minst 15 kalenderdagar i följd.

Händelsen används också om den studerande har hela sammanhängande dagar med ogiltig frånvaro som skolan inte godkänt, oavsett antal dagar, till exempel vid semesterresor.

Du ska inte rapportera in frånvaro om den studerande beviljats ledighet av skolan, är sjuk eller vårdar barn/närstående.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i perioden då den studerande varit ej studieaktiv/frånvarande.
  • Som slutdatum ska du skriva den sista frånvarodagen om den är känd.
  • Om den studerande är Ej studieaktiv/frånvarande flera perioder, måste alla perioder utom den sista innehålla slutdatum.
  • Perioder då du rapporterat Ej studieaktiv/frånvaro får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.

För studerande med övriga studiestöd (från och med andra halvåret det år den studerande fyller 20)

Du ska inte rapportera Ej studieaktiv/frånvaro för studerande med övriga studiestöd.

Händelsen Planerat uppehåll ska du använda för den tid då inga studier är planerade, alltså uppehåll mellan kurser på en utbildning.

  • Som startdatum ska du skriva den första dagen i uppehållet och som slutdatum den sista. Det får endast finnas start- och slutdatum.
  • Perioder med uppehåll under en utbildning får inte överlappa varandra.
  • Om något blir fel i rapporten ska du ändra eller ta bort den händelse som du redan skickat in.

Studieresultat

Studerande som haft studiestöd tidigare behöver normalt redovisa studieresultat för att kunna få studiestöd för en ny period. Det gör de genom att skicka in ett betygsdokument till CSN.

Endast betygsatta kurser räknas med i resultatprövningen. Undantag är orienteringskurser och individuella kurser, som räknas som godkända om de är slutförda.

Datum för betyg är det datum den studerande uppnått betygsmålet. Om en studerande uppnår betygsmålet tidigare än beräknat är det viktigt att ändra slutdatum för kursen till samma datum som betyget sätts.

Om skolan däremot fastställer betyget senare, eller om betyget uppnås efter kursslut kan betygsdatumet infalla efter kursslut.

Om rapporten innehåller fel

Om rapporten innehåller fel kommer du att få ett felmeddelande från CSN. Du måste då rätta felet och skicka in uppgifterna på nytt.

Inskickade uppgifter och återrapportering

I tjänsten Studeranderapportering under Återrapportering finns listor i pdf-format med studerande. Här visas alla studerande som har studiestöd eller som du rappor­terat in under pågående läsår. I listan kan du se uppgifter om vilka studerande som du har rapporterat ändringar för. Listan uppdateras med jämna mellanrum, normalt varje måndag.

Personuppgifter, till exempel skyddade personuppgifter

Du kan bara rapportera personer med riktiga personnummer och samordningsnummer. Det går alltså inte att rapportera tillfälliga personnummer.

Skatteverket kan tilldela en person ett samordningsnummer och du rapporterar då personen med detta nummer. När den studerande registreras hos CSN behandlas hen på samma sätt som en studerande med personnummer. Om personen senare blir folkbokförd ersätts samordningsnumret av ett personnummer.

Du ska rapportera personer med skyddad identitet med deras riktiga personnummer. Studieuppgifter för personer med skyddade personuppgifter (sekretess) hanteras av ett fåtal handläggare med särskild behörighet på CSN.

Sjukdom, vård av barn, vård av närstående

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk.

Studerande som är inskriven vid skolan men som inte kan studera alls eller bara studera delvis på grund av sjukdom, får behålla studiehjälpen så länge hen är sjuk under studietiden. Om den studerande blir frisk före terminens slut men då avbryter sina studier, har hen rätt till studiehjälp fram till studieavbrottet.

Om den studerande är frånvarande på grund av sjukdom, ska hen kunna styrka sjukdomen med ett läkarintyg. Detta gäller både vid längre sjukdom och vid upprepad frånvaro.

Du ska inte rapportera ändrad omfattning eller avbrott så länge den studerande är sjuk, hemma för vård av barn eller hemma för vård av närstående på heltid. Den studerande anmäler själv egen sjukdom till Försäkringskassan och vård av barn eller vård av närstående till CSN.

 

Om den studerande blir sjukskriven på deltid

Om den studerande studerar på heltid och sen blir sjukskriven på deltid, ska du meddela den nya omfattningen. Detta innebär att den studerande bara får ersättning för den nya studieomfattningen, inte för den del hen är sjukskriven.

 

Om den studerande är frånvarande vid studiestarten

Om den studerande är sjuk, vårdar barn eller vårdar närstående vid studiestarten ska du inte skriva under studieförsäkran förrän sjukdomsperioden är över och den studerande startar kursen.

Studerande som avlidit

Du ska inte rapportera studieavbrott för en studerande om avbrottet beror på att hen har avlidit. CSN får den uppgiften från Skatteverket inom några dagar. Om skolan rapporterar in ett studieavbrott, skickar CSN automatiskt ut ett brev om avbrottet till den studerande eller vårdnadshavaren. Det vill vi undvika när det handlar om en studerande som avlidit.

Vill din skola börja rapportera via fil?

Det finns möjlighet att rapportera studerandeuppgifter via fil i Mina tjänster på csn.se. Att rapportera via fil är både enkelt och säkert. Dessutom blir det lätt att överblicka vilka uppgifter skolan har rapporterat in.

Om ni väljer att rapportera via fil, hämtar du alla uppgifter i din skolas administra­tiva system och skickar dem via fil till oss. Du skickar filen genom att logga in i Mina tjänster och ladda upp den där.

Det är en säker överföring, och enklare för både dig och den studerande. Ni slipper till exempel blanketten Studieförsäkran skolans intygande.

Skolor som rapporterar via fil kan när som helst kontrollera vilka uppgifter de har skickat in till CSN genom att söka på en studerandes personnummer. På så sätt blir också rapporteringen överblickbar.

För att kunna rapportera via fil krävs det att ni kan skicka filen i formatet .xml. Ni måste därför se till att ert elevadministrativa system kan uppdateras och exportera uppgifterna till en fil med formatet xml. Prata med er skolas systemleverantör om det.

För att börja rapportera via fil nästkommande hösttermin vill vi att ni hör av er till oss senast den 1 maj, men gärna tidigare.

För att säkerställa kvaliteten på filen och att CSN:s system kan ta emot den, ska din skola genomföra olika tester innan ni godkänns. Ni ska testa filens format och innehåll. Ni ska också testa överföringen av filen.

Ta kontakt med någon av skolans kontaktpersoner om du har frågor om att börja rapportera via fil. Du hittar kontaktpersonerna i Mina Tjänster.

På sidan Rapportera via fil kan du se vilka tekniska förutsättningar som krävs för att rapportera via fil.

Rapportera via fil

Kontakta oss

Om du har frågor eller får problem är du välkommen att ringa oss.

Kontakta oss

Uppdaterad: 2024-10-10
Hjälpte den här sidan dig?